Il distributore può concordare con gli accertatori una procedura univoca relativa all'apposizione di timbro, firma, data ed esito, anche utilizzando un apposito modulo da allegare alla documentazione o indicando quale parte della stessa è riservata a tale scopo; in ogni caso l'accertatore deve garantirsi contro ogni possibile contestazione relativa alla documentazione sottoposta ad accertamento, sia da parte del distributore che da parte del cliente finale; è quindi opportuno che l'accertatore apponga almeno una sigla su tutte le parti della documentazione che gli sono state fornite dal distributore, e ne tenga copia cartacea o su supporto informatico. Per quanto concerne modalità di trasmissione e conservazione della documentazione, utilizzo di firma elettronica, ecc., vale quanto riconosciuto e consentito dalla legislazione vigente in materia.